98% des entreprises françaises utilisent désormais un SIRH. Cet outil a révolutionné la gestion des ressources humaines et devrait, au vu des évolutions attendues, continuer à le faire durablement. Il devient ainsi incontournable pour tous les acteurs d’en maîtriser le b.a.-ba. Découvrez, en 4 points, ce qui se cache derrière cet acronyme.

1 – Un SIRH, c’est quoi ?

Un SIRH ou Système d’Information des Ressources Humaines désigne un ensemble de logiciels mis en place au sein d’une entreprise pour une gestion informatisée de son personnel. Un SIRH comprend plusieurs modules correspondant aux tâches RH.

Parmi les classiques, vous trouverez :

– un module de gestion des temps et des activités (GTA) ;

– un module de gestion de la paie ;

– un module de gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (recrutement, promotion, formation …) ;

– un module de gestion des prestations sociales et de la sécurité au travail ;

– un module de reporting RH.

Chacun de ces modules peut, en réalité, être considéré comme un logiciel à part entière. Une fois déployés, intégrés et exploités ensemble, ils forment le SIRH.

On reconnaît une gestion des ressources humaines fondée sur ce type de solution à travers les caractéristiques suivantes :

– la dématérialisation des documents (feuilles de temps, demandes et décisions de congé et d’absence …) ;

– la centralisation des données ;

– l’automatisation des processus comme les calculs et les rédactions des rapports ;

– l’interconnexion entre les modules/tâches RH, qui interagissent entre eux (par exemple, les données récoltées par le module de gestion des temps seront transmises automatiquement au module de gestion de la paie).

2-Système d’Information des Ressources Humaines : pourquoi l’adopter ?

Pour gagner du temps

L’automatisation des tâches répétitives par le SIRH fait gagner du temps au service des ressources humaines. Les récentes études parlent d’une réduction de 50% concernant les tâches administratives (baromètre Shortways) et 90% sur le traitement de la paie (étude Forrester/Payfit).

Pour des données RH plus précises et fiables

C’est bien connu, les machines ne se trompent jamais lorsqu’il s’agit de calcul et de traitement des données. Un système d’information RH optimise ainsi la précision de la gestion des ressources humaines. À titre d’illustration, l’établissement de la fiche de paie, sur la base des heures travaillées et des heures supplémentaires, ainsi que le calcul des droits au congé seront plus fiables. Grâce au système, il n’aura ni erreur de saisie, ni oubli, ni faute de calcul. L’entreprise s’assure une conformité à la législation du travail et la confiance entre les salariés et l’employeur se retrouve au maximum.

Pour maîtriser les coûts RH

Pour l’entreprise, les temps économisés, les paiements indus évités et les ressources épargnées grâce à la dématérialisation et à l’automatisation se traduisent en une maîtrise des coûts liés aux ressources humaines.

Pour améliorer la pertinence des décisions stratégiques

Le SIRH permet aux décideurs de facilement disposer d’information centralisée et à jour. De plus, les rapports et les tableaux de bord RH générés par le système sont conçus pour éclairer les prises de décision. Ils indiquent, par exemple, les activités qui engagent le plus de ressources ou encore les salariés qui sont sous-employés ou surchargés.

Pour accroître l’engagement des collaborateurs

Les Système d’Information des Ressources Humaines permettent, ou parfois même nécessitent, l’intervention des collaborateurs. Ces derniers peuvent notamment saisir et effectuer un suivi de leurs feuilles de temps, actualiser leurs profils ou actualiser leurs besoins en formation. L’expérience montre que ces possibilités renforcent l’engagement, le sentiment d’appartenance et la fidélité des salariés.

3-Quels sont les différents types de Système d’Information RH sur le marché ?

Selon les types d’hébergement : On Premise, Saas et ASP

En mode On Premise (ou Système d’Information RH sur site), l’entreprise achète les solutions de SIRH (logiciels) et se charge de les installer sur ses propres serveurs, de les mettre à jour et d’effectuer les entretiens.

En SaaS, l’entreprise s’abonne à une offre « tout-en-un ». Elle loue le SIRH qui est hébergé sur le Cloud et y accède à travers un navigateur web. Ici, il n’y a pas d’achat, pas de déploiement sur ses serveurs, pas d’installation d’application sur ses ordinateurs et pas de maintenance. Les éditeurs s’occupent de ces tâches en contrepartie d’un abonnement mensuel ou annuel.

En ASP, le système repose sur des applications installées sur les ordinateurs de l’entreprise et non sur le web, mais hébergées sur les serveurs de l’éditeur.

Les entreprises choisissent généralement en fonction des ressources disponibles et de leurs exigences en matière d’indépendance. Mais, le SaaS, plus rapide et simple à exploiter, attire la plupart d’entre elles.

Intégré ou « Best of breed »

Un SIRH est qualifié d’intégré ou global lorsqu’il est constitué d’un seul progiciel (c’est-à-dire un ensemble de logiciels d’un même éditeur) qui inclut tous les modules RH. Il s’agit de la solution la plus simple et la moins couteuse à mettre en place.

Au contraire, un Système en « best of breed » regroupe plusieurs logiciels d’éditeurs différents pour chaque module. Cette option s’adresse surtout aux entreprises qui souhaitent une personnalisation poussée ou un déploiement progressif.

4-SIRH : les tendances du futur

L’avenir du système d’information RH, ce sont les systèmes boostés à l’Intelligence Artificielle. Les experts s’accordent sur le fait qu’elle permettra au système de :

– brasser plus de données ;

– mieux les traiter grâce au « machine learning » (capacité du système à tirer des informations pertinentes à partir des données et à s’améliorer constamment pour réaliser des tâches et prédictions complexes) ;

– interagir directement et de manière pertinente, sans intervention humaine, avec les salariés pour traiter leurs problèmes et besoins grâce au LLM (Large Language Model de type ChatGPT).

Concrètement, cela pourrait révolutionner, à titre d’exemple, les tâches liées au recrutement et à la fidélisation des collaborateurs. On parle notamment de :

– détections des meilleurs profils parmi une base de données de sources quasi illimitées (dont les réseaux sociaux) ;

– utilisation de « Chatbots » pour les entretiens et les présélections ;

– identification précise des besoins des salariés grâce à une analyse approfondie de leurs profils et des données les concernant ;

– capacité de gestion prévisionnelle très précise et sur plusieurs années (anticipation du taux d’absentéisme en fonction des maladies saisonnières et des données sur l’état de santé des salariés …).

Les professionnels des RH de demain auront alors plus de responsabilités puisqu’ils disposeront d’informations et outils stratégiques inédits. En contrepartie, ils devront développer de nouvelles compétences concernant la maîtrise des technologies d’IA et la science des données.